Lộ trình triển khai Hệ thống quản lý khách hàng Wings Express tích hợp Trợ lý AI

Xây dựng hệ thống quản trị bán hàng từ Khách hàng tiềm năng đến hợp đồng, kết nối Marketing – Kinh doanh – Vận hành, tích hợp Tự động hóa và Trợ lý AI để hỗ trợ nghiên cứu khách hàng, follow-up, phân tích Tiến trình bán hàng và báo cáo quản trị.

Người phụ trách dự án

Mr Tùng

Trưởng phòng Marketing

10 tuầnThời gian triển khai
10 PhaseLộ trình phát triển
Nền tảng quản lý khách hàngNền tảng bán hàng
Trợ lý AILớp thông minh
Thời gian
10 tuần
Từ kiến trúc đến Vận hành chính thức
Phiên bản vận hành ban đầu sử dụng
Tuần 4
Kinh doanh bắt đầu dùng bản lõi
Trợ lý AI phiên bản đầu
03
Nghiên cứu • Trợ lý bán hàng • Theo dõi khách hàng
Vận hành chính thức
Tuần 10
Chạy thử → Fix → Triển khai chính thức
01 — Kiến trúc hệ thống

Nền tảng quản lý khách hàng → Tự động hóa → Trợ lý AI

Hệ thống được chia thành ba lớp để đảm bảo dữ liệu, quy trình và AI vận hành độc lập nhưng liên kết chặt chẽ.
Nền tảng quản lý khách hàng

Doanh nghiệp, người liên hệ, khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng, tiến trình bán hàng, công việc, kho, báo giá, hợp đồng.

Hệ thống tự động hóa

Phân khách hàng tiềm năng, tạo Công việc, nhắc Theo dõi khách hàng, cảnh báo Cơ hội bán hàng đứng im, nhắc gia hạn hợp đồng.

Lớp trợ lý AI

Nghiên cứu khách hàng, trợ lý bán hàng AI, trợ lý theo dõi khách hàng, phân tích quản trị và trợ lý tra cứu kiến thức.

02 — Phạm vi chức năng

Các module chính của Hệ thống quản lý khách hàng

Doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp, ngành, phân khúc, Tier, Người phụ trách.

Người liên hệ

Quản lý người liên hệ, vai trò quyết định, bộ phận, thông tin liên lạc.

Khách hàng tiềm năng

Nguồn Khách hàng tiềm năng, Chiến dịch, Từ khóa, nhu cầu ban đầu, Sale phụ trách.

Cơ hội bán hàng

Nhu cầu thuê kho, pallet, diện tích, doanh thu kỳ vọng, Trạng thái.

Công việc & Hoạt động

Call, Email, Zalo, Meeting, Site Visit, Hành động tiếp theo, Deadline.

Kho

Sức chứa, capability, hàng phù hợp, điều kiện vận hành.

Kiểm tra kỹ thuật

SDS, loại hàng, trạng thái kiểm tra kỹ thuật và phê duyệt.

Báo giá

Báo giá, version, approval, export PDF, lịch sử chỉnh sửa.

Hợp đồng

Hợp đồng, ngày hiệu lực, doanh thu, nhắc gia hạn.

Bảng điều khiển

Marketing, Kinh doanh, Vận hành, BGĐ, Tiến trình bán hàng và Doanh thu.

Tự động hóa

Trigger, thời gian xử lý, Theo dõi khách hàng, Renewal, Lý do mất khách, Notification.

Trung tâm trợ lý AI

Nghiên cứu, Trợ lý bán hàng, Theo dõi khách hàng, Báo cáo quản trị, Kho dữ liệu kiến thức.

03 — Lộ trình 10 tuần

Lộ trình triển khai tổng thể

Triển khai theo từng lớp chức năng, đưa Phiên bản vận hành ban đầu vào sử dụng từ tuần 4 và hoàn thiện Vận hành chính thức ở tuần 10.
0
Chuẩn hóa

Quy trình • Dữ liệu • Phân quyền

1
Cốt lõi

Đăng nhập • Người dùng • Vai trò

2
Hệ thống quản lý khách hàng

Doanh nghiệp • Người liên hệ • Khách hàng tiềm năng

3
Tiến trình bán hàng

Cơ hội bán hàng • Bảng tiến trình

4
Phiên bản vận hành ban đầu

Công việc • Hoạt động • Lịch sử

5
Technical

Kho • Phiếu an toàn hóa chất • Kiểm tra

6
Thương mại

Báo giá • Hợp đồng

7
Phân tích

Bảng điều khiển • Báo cáo

8
Tự động hóa

Quy tắc • Cảnh báo • Thời gian xử lý

9–10
AI + Vận hành chính thức

Trợ lý AI • Chạy thử • Triển khai

00
Chuẩn hóa nghiệp vụ
2–3 ngày
Nền móng
  • Chốt Tiến trình bán hàng bán hàng
  • Chốt Mô hình dữ liệu
  • Chốt Vai trò & Phân quyền
  • Chốt quy trình Marketing – Kinh doanh – Vận hành
01
Nền tảng hệ thống
Tuần 1
Nền tảng hệ thống
  • Đăng nhập / Đăng xuất / Quên mật khẩu
  • Người dùng / Vai trò / Phân quyền
  • Menu theo quyền
  • Nhật ký thay đổi / Cài đặt
02
Doanh nghiệp – Người liên hệ – Khách hàng tiềm năng
Tuần 2
Dữ liệu khách hàng
  • Doanh nghiệp & Người liên hệ
  • Nguồn khách / Chiến dịch / Từ khóa
  • Tìm kiếm / Lọc / Nhập dữ liệu / Xuất dữ liệu
  • Phát hiện dữ liệu trùng
03
Cơ hội bán hàng & Tiến trình bán hàng
Tuần 3
Tiến trình bán hàng
  • Cơ hội bán hàng
  • Bảng tiến trình kéo thả
  • Tiến trình cơ hội theo m² / pallet / doanh thu
  • Lịch sử trạng thái
04
Công việc – Hoạt động – Lịch sử
Tuần 4
Phiên bản vận hành ban đầu
  • Công việc & Deadline
  • Gọi điện / Email / Zalo / Họp / Khảo sát kho
  • Lịch sử chăm sóc khách hàng
  • Bảng điều khiển cá nhân nhân viên kinh doanh
05
Kho & Kiểm tra kỹ thuật
Tuần 5
Quy trình hàng hóa chất
  • Năng lực kho
  • Nhu cầu khách hàng & tải Phiếu an toàn hóa chất
  • Kiểm tra kỹ thuật
  • Đạt yêu cầu / Cần bổ sung thông tin / Không phù hợp
06
Báo giá & Hợp đồng
Tuần 6
Thương mại
  • Tạo báo giá từ cơ hội bán hàng
  • Phê duyệt & lịch sử phiên bản
  • Xuất PDF
  • Hợp đồng & cảnh báo gia hạn
07
Bảng điều khiển & Reporting
Tuần 7
Phân tích
  • Bảng điều khiển Ban Giám đốc
  • Bảng điều khiển Marketing
  • Bảng điều khiển Kinh doanh
  • Lý do mất khách & tỷ lệ chốt thành công
08
Hệ thống tự động hóa
Tuần 8
Tự động hóa
  • Tự động phân khách hàng tiềm năng
  • Thời gian quy định gọi khách hàng tiềm năng
  • Cảnh báo theo dõi khách hàng
  • Cảnh báo cơ hội bán hàng kéo dài & nhắc gia hạn
09
Trợ lý AI phiên bản đầu
Tuần 9
Lớp trí tuệ nhân tạo
  • Trợ lý AI nghiên cứu khách hàng
  • Trợ lý bán hàng AI
  • Trợ lý theo dõi khách hàng
  • Lưu đề xuất của AI trong hệ thống quản lý khách hàng
10
Chạy thử & Vận hành chính thức
Tuần 10
Triển khai chính thức
  • Chạy thử với dữ liệu thật
  • Kiểm thử quyền & Quy trình
  • Fix bug & tối ưu Mobile
  • Vận hành chính thức toàn hệ thống
05 — Trợ lý AI phiên bản đầu

Ba Trợ lý AI triển khai trong phiên bản đầu

Trợ lý AI 01
Trợ lý AI nghiên cứu khách hàng

Tổng hợp hồ sơ doanh nghiệp, ngành, sản phẩm, vị trí, mức độ tiềm năng và vai trò liên hệ phù hợp.

Trợ lý AI 02
Trợ lý bán hàng AI

Tóm tắt khách hàng, lịch sử tương tác, trạng thái Cơ hội bán hàng, rủi ro và đề xuất Hành động tiếp theo.

Trợ lý AI 03
Trợ lý theo dõi khách hàng

Phát hiện Khách hàng tiềm năng quá hạn, báo giá chưa phản hồi, Cơ hội bán hàng đứng im và tạo danh sách ưu tiên xử lý hàng ngày.

04 — Tự động hóa & Trợ lý AI

Tự động hóa quy trình bán hàng và hỗ trợ Kinh doanh bằng AI

Hệ thống quản lý khách hàng được mở rộng từ hệ thống lưu trữ dữ liệu thành công cụ chủ động tạo việc, cảnh báo, gợi ý hành động và hỗ trợ ra quyết định.
A
Hệ thống tự động hóa
Tuần 8
Tự động hóa
  • Tự động phân Khách hàng tiềm năng cho Kinh doanh
  • Tạo Công việc gọi Khách hàng tiềm năng theo thời gian xử lý
  • Cảnh báo Khách hàng tiềm năng chưa xử lý
  • Nhắc Theo dõi khách hàng báo giá
  • Cảnh báo Cơ hội bán hàng đứng lâu không cập nhật
  • Nhắc gia hạn hợp đồng
  • Bắt buộc ghi nhận Lý do mất khách
AI
Trợ lý AI
Tuần 9
Lớp trí tuệ nhân tạo
  • Trợ lý AI nghiên cứu khách hàng: nghiên cứu và tóm tắt doanh nghiệp
  • Trợ lý bán hàng AI: tóm tắt khách hàng, Cơ hội bán hàng và đề xuất Hành động tiếp theo
  • Trợ lý theo dõi khách hàng: phát hiện Khách hàng tiềm năng / cơ hội bán hàng cần xử lý ưu tiên
  • Soạn nội dung Email / Zalo / Kịch bản gọi điện hỗ trợ Kinh doanh
  • Phân tích tiến trình bán hàng và cảnh báo rủi ro
  • Tổng hợp báo cáo quản trị từ dữ liệu Hệ thống quản lý khách hàng
06 — Mốc triển khai

Các cột mốc quản trị dự án

W2
Dữ liệu quản lý khách hàng sẵn sàng

Doanh nghiệp, Người liên hệ, Khách hàng tiềm năng, Tìm kiếm, lọc, nhập dữ liệu, xuất dữ liệu.

W4
Phiên bản bán hàng ban đầu sẵn sàng

Cơ hội bán hàng, Tiến trình bán hàng, Công việc, Hoạt động, Lịch sử và Bảng điều khiển Kinh doanh.

W8
Hoàn thiện toàn bộ quy trình quản lý khách hàng

Kiểm tra kỹ thuật, Báo giá, Hợp đồng, Bảng điều khiển và Tự động hóa.

W10
Vận hành chính thức hệ thống quản lý khách hàng 1.0

Trợ lý AI, chạy thử, sửa lỗi, kiểm thử và vận hành chính thức.

07 — Chi phí triển khai & vận hành

Ngân sách dự kiến cho hệ thống CRM + Trợ lý AI

Phần phát triển phần mềm được thực hiện bằng nguồn lực nội bộ; ngân sách tập trung cho hạ tầng, công cụ, AI, kiểm thử, bảo mật và vận hành.
CHI PHÍ BAN ĐẦU

Chi phí xây dựng hệ thống

Giai đoạn phát triển, thử nghiệm và đưa hệ thống vào sử dụng
Hạng mục Dự kiến
Tên miền / SSL / cấu hình hệ thống0,5 – 1 triệu
VPS / Server phát triển + môi trường chạy thử1,5 – 2,5 triệu
Template / icon / thư viện trả phí1 – 2 triệu
Backup + bảo mật ban đầu1 – 2 triệu
Nhập / làm sạch dữ liệu khách hàng1 – 2 triệu
Kiểm thử / sửa lỗi / chạy thử1 – 2 triệu
Email / thông báo hệ thống0,5 – 1 triệu
AI API giai đoạn phát triển & thử nghiệm1,5 – 3 triệu
Công cụ hỗ trợ phát triển / quản trị1 – 2 triệu
Dự phòng phát sinh4 – 5 triệu
Tổng chi phí dự kiến
15 – 22 triệu đồng
CHI PHÍ HÀNG THÁNG

Chi phí vận hành hệ thống

Chi phí duy trì sau khi hệ thống vận hành chính thức
Hạng mục Dự kiến / tháng
VPS / Server0,7 – 1,2 triệu
Cơ sở dữ liệu / Backup / Lưu trữ0,2 – 0,5 triệu
AI API1 – 2,5 triệu
Email hệ thống0,1 – 0,3 triệu
Zalo / SMS / Thông báo0,2 – 0,7 triệu
Giám sát hệ thống / Bảo mật0,2 – 0,5 triệu
Tên miền / SSL phân bổ0,05 – 0,1 triệu
Dự phòng0,5 – 0,7 triệu
Tổng chi phí vận hành
3 – 6 triệu đồng / tháng
Phần phân tích nghiệp vụ, thiết kế cơ sở dữ liệu, lập trình CRM, Dashboard, Automation và tích hợp Trợ lý AI được thực hiện nội bộ bởi Trưởng phòng Marketing.
Kết quả sau 10 tuần

Hệ thống quản lý khách hàng Wings Express phiên bản 1.0

Hệ thống quản trị bán hàng tích hợp Marketing – Kinh doanh – Vận hành, quản lý xuyên suốt từ Khách hàng tiềm năng đến hợp đồng, có Bảng điều khiển quản trị, Tự động hóa và 03 Trợ lý AI phục vụ nghiên cứu khách hàng, hỗ trợ Kinh doanh và kiểm soát Theo dõi khách hàng.